La transformación digital no comienza con tecnología. Comienza con procesos eficientes.

Esto ocurre porque se confunde la digitalización con la meta, cuando en realidad es un medio para alcanzar objetivos claros.

A menudo, las empresas implementan tecnología sin cuestionar si los pasos del proceso aún tienen sentido para la realidad actual del negocio o si realmente aportan valor. El resultado suele ser una mayor complejidad operativa, generando resistencia entre los equipos, y en el peor de los casos, una inversión sin resultados o retornos esperados.

Es por eso que el punto de partida debería ser auditar y optimizar los procesos existentes antes de digitalizarlos.

La metodología es práctica y accesible. En nuestra línea de soluciones PlusIT, la hemos implementado con nuestros clientes, y hemos visto cómo transforma procesos complejos en soluciones ágiles y funcionales.

Hoy quiero compartirte los cuatro pasos principales de la metodología de co-creación para que puedas aplicarlos en tu empresa:

1. Identifica los desafíos.
El punto de partida es definir claramente los principales desafíos que enfrenta tu proceso. Esto implica analizar cuellos de botella, redundancias y áreas de fricción. La clave está en escuchar a todos los involucrados, ya que ellos tienen el conocimiento más profundo de los problemas reales.

2. Diseña iniciativas alineadas a la visión.
Una vez identificados los desafíos, el siguiente paso es plantear iniciativas concretas que estén alineadas con la visión estratégica de la empresa. Este es el momento de priorizar soluciones que realmente generen valor y contribuyan al objetivo general del negocio.

3. Integra las necesidades de los usuarios.
En este punto, se trata de tomar en cuenta tanto las necesidades de los clientes internos (los equipos que ejecutan el proceso) como las de los clientes externos (los usuarios finales). Esto asegura que el proceso sea funcional, amigable y eficiente para todos los involucrados.

4. Establece prioridades claras.
Finalmente, elabora un plan con prioridades a corto, mediano y largo plazo. Define qué se debe hacer primero para lograr resultados tangibles rápidamente, sin perder de vista las metas a futuro. Este enfoque garantiza que cada cambio tenga un propósito claro y un impacto positivo.

Esta metodología no solo optimiza procesos, sino que también ayuda a evitar problemas comunes, como la resistencia de los equipos al cambio o la falta de resultados concretos.

Recientemente, trabajamos con una cooperativa que buscaba digitalizar el reembolso de gastos de viaje. Inicialmente, querían trasladar su proceso actual, tal cual estaba, a un ERP, pero pronto notamos que era innecesariamente complejo y lleno de pasos redundantes.

Usando la metodología de co-creación, involucramos a los equipos administrativos y de innovación para rediseñar el proceso desde cero. Eliminamos pasos innecesarios, como tres niveles de aprobación que no aportaban valor. Al final, el nuevo proceso no solo fue más eficiente, sino que también redujo significativamente los tiempos de reembolso y aumentó la satisfacción de los empleados.

Implementar tecnología no debe ser el primer paso en una transformación digital. Antes, es fundamental auditar, optimizar y alinear los procesos con las necesidades alineadas a la estrategia de tu empresa.

Estamos aquí para acompañarte en cada paso de tu transformación digital.